Wie eine Abmahnung formuliert werden könnte, die hält

Das Konkretheitsgebot gilt als häufigste Hürde. Das BAG (27.11.2008, 2 AZR 675/07) verlangt nach gängiger Rechtslage eine so präzise Beschreibung, dass der Arbeitnehmer das beanstandete Verhalten zweifelsfrei erkennen und sein künftiges Verhalten daran ausrichten könne. Pauschalvorwürfe wie 'mangelhafte Arbeit', 'wiederholt unzuverlässig' oder 'mangelnde Loyalität' dürften nicht tragen. In vielen Fällen ist geregelt, dass die Abmahnung die klassischen W-Fragen beantworten sollte: Wer hat wann, wo, mit welchem Verhalten welche konkrete Pflicht verletzt? Statt 'kam zu spät' könnte etwa formuliert werden: 'erschien am 14. März 2026 um 9:42 Uhr statt zur vereinbarten Arbeitsaufnahme um 8:00 Uhr im Werk Düsseldorf, ohne Entschuldigung'.

Als zweiter Baustein gilt der Bezug auf die verletzte Vertragspflicht. In Betracht gezogen werden kann, die einschlägige Klausel des Arbeitsvertrags, der Betriebsordnung oder die konkrete Weisung zu zitieren. Damit liesse sich sichtbar machen, dass es sich nicht um eine Meinungsäusserung handelt, sondern um die Rüge eines Verstosses gegen eine bestehende Pflicht. Diese Erinnerungsfunktion gilt als eigenständig prüfbar und dürfte im Streitfall einer der ersten Punkte sein, die das Arbeitsgericht abklopft.

Häufig wird davon ausgegangen, dass die Warnfunktion über Wirksamkeit oder Unwirksamkeit entscheiden könnte. Nach gängiger Rechtslage sollte sie explizit ausgesprochen sein und die arbeitsrechtliche Konsequenz konkret benennen. Eine als wirksam erachtete Formulierung könnte lauten: 'Im Wiederholungsfall müssen Sie mit weiteren arbeitsrechtlichen Massnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.' Weichere Varianten ('wir bitten Sie, künftig pünktlich zu erscheinen') gelten häufig nicht als Abmahnung, sondern als blosse Ermahnung. Sie dürfte im Kündigungsschutzprozess keine Wirkung entfalten.

Es kann sinnvoll sein, zu prüfen, ob dem Arbeitnehmer Gelegenheit zur Stellungnahme gewährt und die Reaktion in die Personalakte aufgenommen werden sollte. § 83 BetrVG sichert nach gängiger Rechtslage das Einsichtsrecht in die Personalakte und das Recht, Gegendarstellungen beizufügen. Eine Anhörung gilt zwar nicht als zwingende Wirksamkeitsvoraussetzung, könnte aber im Prozess den Vorwurf schwächen, der Arbeitgeber habe einseitig und ohne Sachverhaltsaufklärung agiert. Bei einer geplanten Folgekündigung im Anschluss wäre die Betriebsratsanhörung nach § 102 BetrVG ohnehin separat zu führen und schriftlich zu dokumentieren.

Der Zugang gilt als Wirksamkeitsvoraussetzung. In Betracht gezogen werden kann, die Abmahnung gegen Empfangsbestätigung übergeben oder per Einwurf-Einschreiben zustellen zu lassen, dokumentiert mit Sendungsnachweis. Die blosse Behauptung, das Dokument sei übergeben worden, dürfte im Prozess regelmässig nicht tragen. Auch der Verzicht auf eine schriftliche Form erscheint möglich; mündliche Abmahnungen wären jedoch im Streitfall praktisch kaum beweisbar und damit häufig wertlos. Es kann sinnvoll sein, zu prüfen, ob Formulierungen vermieden werden sollten, die als sittenwidrig oder ehrverletzend ausgelegt werden könnten (§ 138 BGB). Solche Abmahnungen gelten nicht nur als unwirksam, sondern könnten einen Gegenanspruch auf Entfernung aus der Personalakte und auf Schadensersatz auslösen.

In Betracht gezogen werden kann, die Abmahnung in der Personalakte aufzubewahren, solange sie ihre Wirkung entfaltet. Wird sie unwirksam (unzutreffende Tatsachen, fehlende Verhältnismässigkeit, Konkretheitsmangel), könnte dem Arbeitnehmer nach gängiger Rechtslage ein Entfernungsanspruch analog §§ 242, 1004 Abs. 1 S. 1 BGB zustehen. Auch nach Zeitablauf könnte die Entfernung gefordert werden, wenn die Abmahnung kein berechtigtes Interesse mehr stützt. Eine saubere Aktenführung gilt häufig als bester Schutz gegen die Entwertung der eigenen Dokumentation.